종업원이 아닌 도급업자에게 당해에 600달러 이상을 지불한 경우, 다음 해 1월 31일까지 1099서류를 작성해서 발급해야 한다.

1099서류에는 다양한 연방 및 주 가이드라인이 있다. 캘리포니아에는 어떠한 사람을 도급업자로 돈을 지불할 수 있는지에 대해 기준이 다르게 되어 있다.

연방정부의 경우 대부분의 도급업자는 다른 사람이 그들의 업무를 관리하는 사람 없이 진행되도록 허용해야 한다는 것이 일반적인 지침이다. 세부적이고 다양한 지침 사항들은 연방국세청(IRS) 웹사이트(https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/independent-contractor-defined)에서 확인할 수 있다.

도급업자가 기준에 맞고 미국내 소재할 경우 사업주는 도급업자에게 지불한 모든 금액을 기록하고 다음 해 1월31일까지 1099 서류를 발급해야 한다.

도급업자에게 첫 번째 대금을 지급하기 전에 도급업자로부터 W9서류를 받으라고 권한다.

W9은 단순히 도급업자의 현재 주소와 사회보장번호 또는 납세자 ID를 기입하는 서류다. 작성된 W9를 사전에 받아 두면 1099서류를 도급업자에 발급하는 과정이 수월해진다.

사업주는 사업을 하는 모든 도급업자 또는 회사로부터 W9서류를 받아야 한다. 도급업자가 법인이라면 다음 해 1월말 까지 1099서류를 발급할 필요가 없지만, W9서류는 받아 두는 것이 바람직하다. 만약 LLC라면, 개인 소유주로서 과세되는 LLC인지 아니면 S Corp로서 과세되는 LLC인지 확인하기가 어려울 수가 있다. W9서류는 사업주에게 그 정보를 확인시켜주는 역할을 한다.

W9서류는 서비스를 받는 회사나 개인에게 요청하는 것을 원칙으로 한다. 상품, 부품 또는 제품을 구입하는 식당이나 회사 또는 개인에게 해당되지 않는다. 서비스를 구입한 회사 또는 개인으로부터 1099서류를 발급한다.

또한, 신용카드로 결제한 가맹점에게는 신용카드회사가 1099를 보낼 것이기 때문에 신용 카드로 결제한 회사나 개인에게 보내지 않는다. 경리 또는 회계처리 소프트웨어에서는 신용카드로 결제된 도급업자에게 1099를 발급할 수 없게 설정되어 있다. PayPal을 사용하여 도급업자에게 비용을 지불해도(PayPal Friends and Family는 제외) 비슷한 상황이 벌어진다.

개인이나 기업에 현금으로 지불하고 그것을 도급업자 관련 비용으로 처리하고 싶다면 그들에게 1099서류를 발급해야 한다.

다만, 현금은 비용처리를 추적하고 증명하기 어렵기 때문에 사업비용을 현금으로 지불하지 않는 것을 추천한다. 만약 현금으로 도급업자에게 지불한다면 거래를 잘 기록하고 1099서류를 도급업자에게 발급해야 한다.

더 궁금한 점이나 도급업자에게 1099서류 발급관련 도움이 필요하신 독자들은 필자에게 연락할 것을 당부한다.

문의 jum@jumoffice.com

<준 엄 CFPⓇ EA 세무사>