비즈니스의 업종, 크기에 관계없이 비즈니스 재산의 보호와 효율적인 운영을 위해서 관리통제에 대해 검토를 꼭 하도록 하자. 관리통제의 기본 요소는 업무 분담이다. 업무의 허가, 기록, 검토, 자산관리는 근본적으로 업무 분담돼야 하며 그럼으로써 어떤 한 사람이 실수 또는 범법행위를 하고 은폐할 수 있는 상황이 줄어들 수 있다.
간단한 예를 보자면 XYZ회사는 물품구매에 있어서 업무분담을 실행하고 있다.
A는 물품 구입을 허가하고, B는 물품을 접수하고, C에게 구매서류를 보낸다. C는 구매서류와 물품 판매자의 인보이스를 비교 후 지급한다. D는 경리업무자로 상기 업무를 기록하고 은행 기록과 조정한다. 여기서 업무의 허가, 기록, 검토, 자산관리과 구분됨으로써 업무의 중복이 최대한 줄어든다.

효율적인 관리통제 방법을 몇 가지 보도록 하자.

◆현금은 일정한 사람만이 관리하도록 하자.

◆경리하는 분은 캐시 관리를 하면 안 된다.

◆은행에 입금하는 것을 최대한 자주 하자. 은행 구좌를 두개 개설한 후 한 구좌는 지출 구좌로 사용하여 지급될 최소 금액만 입금시켜 놓아도 된다.

◆캐시와 체크북은 아무나 접근 불가능한 잠금장치 있는 서랍이나 금고에 보관하자.
◆모든 경비 지급은 가능한 체크로 하고 캐시는 피하자.

◆모든 경비 지급은 인보이스나 물품접수 서류 등 근거 서류에 의거하여 지급하자.

◆재고 조사를 가능한 한 달에 한번 정도는 하자.

◆가능한 한 매월 재정 명세서를 작성해서 예산이나 과거의 기록과 비교하도록 하자.

◆매월 손님에게 청구서 또는 명세서를 송부해서 회사 장부와 대조하자.

또한 다음 사항은 이상 징후가 될 수 있으니 검토대상이 될 수 있다.

◆근거 없이 누적되는 지불체납 노티스

◆매출은 증가되는데 재고는 줄어들 때

◆매출은 증가되는데 현금 흐름은 줄어들 때

◆평균 이상의 구매

◆예상 밖의 경비지출 증가

◆재고는 증가되는데 account payable은 줄어들 때 등이 되겠다.
관리통제는 조직과 인력이 필요로 하는데 결국 거기에 들어가는 경비가 있으니 각 비즈니스 상에 맡게 적절히 실행하도록 하자.
Chris Chong, CPA (213)219-3932

크리스 정 CPA