한 기업에서 오피스를 찾았다. 그들이 원하는 것을 정확히 감지하였기 때문에 원하는 빌딩을 찾는 것은 어렵지 않았다. 일단 원하는 빌딩에 오피스 자리를 찾으니 회사 측에서는 일이 대충 끝났다고 생각했다.
오피스 리스는 마음에 드는 자리를 발견하는 것이 끝이 아니라 시작이라고 설명했다. 렌트, 리스 기간, 입주 조건, 테넌트에 맞는 자리를 지어주는 것, 즉 ‘TI’(Tenant Improvement) 등의 조건을 협상하는 것이 복잡하고 많은 시간을 걸림을 상기시켰다. 이 협상에 길게는 몇 달이 소요되는 경우도 있다.
리스 과정을 살펴본다. 장소를 찾기 전에 먼저 에이전트와 만나서 회사가 원하는 오피스의 요구 사항을 상의한다.
크기, 몇 개의 방이 필요한지, 몇 층이 좋은지, 렌트, 회의실이 몇 개 필요한지 상세한 조건을 말하여 준다. 키친이 필요하면 미리 말하여 준다. 키친이 없는 곳에 들어가서 만들려면 많은 금액이 들기 때문이다.
충분한 시간을 갖고 필요 사항을 정확히 상의하는 것이 매우 중요하다. 테넌트가 원하는 것을 정확히 알면 찾는데 많은 시간을 절약할 수 있다.
마음에 드는 빌딩에 오피스를 발견하면 신청서를 쓴다. 이 신청서에는 규모, 기간, 가격, 시큐리티 디파짓, TI 등의 요구사항을 자세히 써서 준다. 신청서와 첨부해서 보낼 것이 재정 보고서 이다. 회사의 재정 상태에 따라서 리스의 가부가 결정되고, 보증금을 몇 달치 낼지도 결정된다.
이 신청서는 법적 구속력이 없기 때문에 공간이 마음에 들면 계약서를 신속히 받아서 사인하는 것이 중요하다. 주인측은 이 신청서를 받고 카운터 오퍼를 보낸다. 이렇게 협상을 하다 서로의 조건에 동의하면 리스 계약서를 주인 측에서 작성하여 보낸다.
이 계약서는 법적 구속력이 있기 때문에 자세히 읽어 보는 것이 중요하다. 구두로 어떤 사항을 동의 하였더라도 계약서에 명시되어 있지 않으면 시행되지 않는다.
이해되지 않는 사항이 있으면 오피스 전문 에이전트에게 이해가 될 때까지 설명해 달라고 한다. 만일 이 계약서에 동의하지 않는 조항이 있으면 그 조항에 대해서 다시 협상에 들어간다.
서로가 계약서에 합의하면, 공간 설계사(space planer)와 오피스를 디자인한다. 새 건물에는 모든 것을 새로 지어주지만, 이미 오피스가 존재하는 건물에는 일부를 부수고 다시 짓는 작업을 디자인하여야 한다.
한 가지 유념해야 할 사항은 모든 오피스 리스는 RSF(Rentable Square Feet)로 표기하는데 여기에는 공유 면적이 포함되어 있다.
공유면적은 비율로 계산하는데 로드펙터(load factor) 라고 하며 대개 10-15%지만 빌딩마다 다르다. 만일 RSF 가 1,000스퀘어피트이고 로드펙터가 15%라면 실제 사용 면적은 850스퀘어피트이다.
설계시 실제 사용 면적을 정확히 알아두는 것이 중요하다. 설계가 끝나면 TI 즉 오피스 건축을 시작하고 이 건축 과정에 대한 상세한 일정이 나오기 때문에, 이 일정에 맞춰 어느 시기에 전화, 인터넷 선을 설치하고, 가구 등이 들어오는 시기가 결정된다. 많은 경우에는 TI 없이 있는 ‘그대로’(as is) 리스를 하기도 한다.
오피스 리스는 오피스 공간을 찾는 것이 단지 시작일 뿐이다. 리스 협상에 많은 복잡한 과정을 거쳐야 하기 때문이다. 가장 중요한 것은 계약서를 충분히 이해하는 것이다. 오피스 리스를 전문으로 하는 상업용 전문 에이전트와 상의하는 것이 중요하다.


정학정
<상업용 전문 Charles Dunn Co.>
(949)417-6128