서류 내용·목적따라 공소시효까지 보관해야
모든 기록 끝까지 간직해 두는 것이 가장 안전

언제까지 서류 보관해야 하나? 정답은, 서류 내용 종류와 목적에 따른 공소시효 기간까지 보관해야 한다. 공소 시효는 문제 성격에 따라서 몇 년부터 수십 년까지이다. 모든 기록은 죽을 때까지 보관해 두는 것이 가장 안전하다.

1. 백화점 영수증 : 백화점에서 물건을 사면 준 영수증을 아무 생각없이 버렸다. 백화점 문밖을 나오는데 사복 경관이 영수증을 점검할 때가 있다. 영수증 버린 것을 증명해야 하는 일로 많은 시간을 허비할 수 있다. 물건을 반환하더라도 영수증이 필요하다.

2. 연방 국세청 서류 : 세금 보고를 마친 후에 많은 서류들을 언제까지 보관해야 하는지 궁금해 회계사한테 물어보면 3년만 보관하면 된다고 한다. 이런 엉터리 말을 믿고서 3년 지난 서류를 몽땅 버렸다가 훗날 고민하는 사람들을 흔히 볼 수 있다. 연방세금 관련 서류는 4월 15일 이전에 보고했더라도 4월 15일 이후부터 3년 이내에 추징을 할 수 있다. 만약 세금보고를 늦게 했으면 늦게 보고한 일자부터 3년 이내에 추징 당할 수 있다. 국세청에서 세금 추징 공소시효가 세금보고 한 후 3년 이내라는 것이지 세무조사가 나왔을 때도 이 기간의 서류만 감사한다는 것은 아니다. 특히 세무 감사에는 예외 규정도 많아 평생 보관하는 것이 가장 안전하다.

필자는 국세청으로부터 83년도 고용인 세금 3만5,000달러가 체납되었다는 통고를 95년 12월 20일에 받았다. 12년 8개월 지난 후에서야 완납 서류를 제출하든지 아니면 체납된 원금과 그동안의 이자 그리고 벌금을 지불하라는 통고를 받았다. 전체 액수가 약 13만 달러 정도 되었다.

어느 누가 이렇게 오래된 서류를 보관하느냐면서 하소연도 했었다. 국세청은 법대로 집행 할 수밖에 없다는 대답이었다. 며칠 후에는 모든 재산에 대한 압류 저당을 설정했다는 통고를 받았다. 국세청은 83년도 세금 추징 통고서를 86년에 옛 주소로 보냈으나 수취인 불명으로 되돌아 왔단다. 옛 주소로 배달한 추징 통고는 국세청으로 되돌아가므로 미결사항으로 남는다. 이렇게 반송된 경우는 미결 사항이므로 공소 시효는 13년까지 추징할 수 있다.

결국 서류를 찾아 제출했다. 국세청은 ‘자체내의 실수인가 봐!’로 결론, 싱겁게 끝나고 말았다. 국세청은 고의적 거짓 납세보고라고 의심한 때는 공소시효 기간이 없다. 수십 년 전 것도 제출할 것을 요구 할 수 있다.

3. 주 정부 세금 : 캘리포니아 주 정부 세금은 납세보고 후 4년까지 추징한다.

4. 개인적 채권 채무 : 특별한 약정이 없는 서면 계약인 경우는 4년이다. 어떤 운수회사로부터 3년 6개월 경과된 운송비 1,600달러의 청구서를 받고 서류 찾는데 고생했던 일도 있다. 어떤 의사는 돈을 지불했는데도 3년 8개월 후에 다시 청구해 온 일도 있었다. 어떤 한인 회계사 박씨는 4년이 지난 후에서야 계약에도 없었던 돈을 지불하라면서 소송 한 사람도 있었다.

5. 손실 발견 후 3년 : 계약에 의한 의무, 부동산 침범에 의한 부동산 손실, 불법 점유 혹은 압류, 재산에 대한 손해, 동산 손실, 사기, 실수, 부동산 판매원과 고용주(broker) 경우에는 손해를 발견한 이후부터 3년까지이다. 이런 경우를 대비해서 오랜 세월동안 보관해야 된다.

6. 건축 시공 : 눈으로 쉽게 볼 수 있는 결함은 상황에 따라서 1년, 2년, 3년, 4년이다. 건물 공사를 했을 때 그 결함을 쉽게 찾을 수 없는 경우는 완공된 후 6년까지이다. 그러나 6 년 이후에 결함이 발견되었을 때에는 10년까지가 적용된다.

7. 담보증서 : 기간이 없는 담보증서는 60년 간 공소시효가 된다. 서류보관 만큼은 오래 해둘수록 좋다.

김 희 영 <김희영 부동산/융자 대표>
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