대학입학 지원서를 제출한 대부분의 학생들은 무사히 대공사를 마쳤다는 생각에 좋은 결과가 있기를 기다리며 마음을 놓는다. 12학년 1학기 내내 성적표를 여러 번 점검하고 며칠 동안 고생을 하면서 에세이를 작성하는 등 수많은 수고를 했기 때문에 이제는 한숨을 돌리나 했는데, 날벼락처럼 갑자기 지원한 대학에서 지원서의 일부가 분실됐다는 통보가 날아온다. 원서가 분실되는 일은 생각보다 자주 발생한다.
◆원서 분실요인
대학에서는 원서를 포함한 수많은 우편물을 한꺼번에 받는다. 특히 원서 마감일을 전후로 경우에 따라서는 10만통이 넘는 우편물을 받는 대학도 있다.
대부분의 대학들은 원서의 절반 정도를 마감일을 며칠 남기고 전달받기 때문에 수많은 원서를 접수하다 보면 당연히 일부 원서가 분실될 수 있다.
원서 외에도 추천서, 성적 증명서, 테스트 스코어 등이 따로 우편으로 배달되기 때문에 이들 서류 역시 분실될 가능성이 있다.
대부분의 대학들은 마감일을 기해 스태프를 보강하는 방법으로 접수 업무를 높이지만 분실에 대한 가능성을 모두 제거하기는 힘들다.
요즘에는 대부분의 대학들이 온라인을 통해 지원서를 접수하기 때문에 우편배달에 대한 분실 가능성은 낮아졌지만 온라인 접수에 대한 문제점도 발생하고 있다. 일부 지원자들은 온라인을 통해 원서가 완벽하게 접수되는 것을 믿지 못하기 때문에 온라인으로 원서를 접수시킨 뒤 다시 같은 원서를 우편이나 팩스를 통해 대학에 보낸다. 대학 측은 한 명의 지원자로부터 2~3개의 원서를 받게 되면서 일이 가중되는 결과를 초래한다.
◆원서 분실방지 방법
▲ 원서를 신속하게 보낸다.
적어도 마감일 2~3주 전에 원서를 발송한다. 일찍 발송한 원서를 우편배달에서 큰 문제없이 대학에 도착하게 되며 대학 측에서도 당황하지 않고 쉽게 원서를 접수시킬 수 있다. 온라인으로 원서를 접수할 경우에도 미리 원서를 보내는 것이 좋다.
▲지원서를 보내기 전에 복사본을 만든다.
모든 원서와 추가서류에 대한 복사본을 만들어 만약의 사태에 대비한다. 어드미션 오피스에서 온 모든 편지와 이메일도 복사본을 만들어 놓는다. 서류 외에도 패스워드, 아이디 넘버, 그리고 수수료 등으로 보낸 수표도 복사한다.
▲확인이 중요하다.
추천서 또는 성적표 등은 학교 카운슬러가 담당하는 일이지만, 지원자에게도 책임이 있는 사안이다. 때문에 원서 제출 후 대학 2주 뒤에는 반드시 지원한 대학 측에 서류가 제대로 도착했는지 확인하는 주도적인 자세가 필요하다. 이를 확인하는 방법으로는 대학에서 운영하는 웹사이트를 통해 추적 확인할 수 있고, 아니면 입학 담당자에게 이메일을 보낼 수도 있다. 전문가들은 가급적 이메일을 통해 대학과 대화를 주고받을 것을 권고한다. 무엇보다 기록이 남기 때문이다.
▲접수 확인을 위한 우편엽서를 보낸다.
일부 고등학교에서는 원서가 접수되었는지를 통보받을 수 있는 우표가 붙어 있는 우편엽서를 대학 측에 보내는 경우가 있다. 현재 재학 중인 고등학교가 이런 서비스를 한다면 좋지만 만약 이런 서비스가 없다면 자신이 직접 우표를 붙인 엽서를 대학 측에 보내 서류접수 여부를 확인한다.
▲서류분실 통보를 받으면 차분하게 대응한다.
조급해 할 필요는 없다. 대부분의 경우 모든 문제는 가볍게 해결할 수 있다.
예를 들어 추천서가 분실 또는 도착하지 않았다는 대학의 연락이 오면 고교 카운슬러에게 이메일을 포워드 시킨 뒤, 직접 찾아가 상황을 파악해 다시 보내거나, 이미 보냈을 경우 대학에 알려준 뒤 일정시간을 기다려 보면 된다. 어떤 상황이 발생했을 경우 학생이 적극적으로 대화하고, 성실히 문제해결 노력을 보여준다면 이는 또 다른 플러스 요인이 될 수도 있다.
일부 대학은 마감일을 전후로 수천통의 원서가 접수되기 때문에 원서가 분실될 가능성은 충분히 있다.
